Audiencias - Año 2022 - Macarena Andrade - Audiencia BB001AW1189911

Información General

Asistentes

Nombre completo	Calidad	Trabaja para	Representa a
Jorge Olivares	Gestor de intereses	Pro Consulting Chile SPA	ProConsulting Chile SpA
Carlos Román	Gestor de intereses		ProConsulting SpA

Materias tratadas

Celebración, modificación o terminación a cualquier título, de contratos que realicen los sujetos pasivos y que sean necesarios para su funcionamiento.

Especificación materia tratada

Temas tratados: 1.- Presentación de ProConsulting SPA. Jorge Olivares, señala que la empresa brinda servicios profesionales para mejorar la eficiencia operacional de las organizaciones. Para ello, prestan servicios de solución y mejora en la gestión; acompañando a las organizaciones en todas las etapas de implementación de dicha solución (end to end). Desde el año 2017, ProConsulting ha prestado servicios en distintas entidades públicas, tales como: ISP, Registro Civil, Ministerio de Hacienda y Servicio Local de Educación de Barrancas. La propuesta de la empresa se basa en el desarrollo de una arquitectura institucional como una forma de gestionar a partir de la identificación, documentación y control de procesos. En el contexto de un cambio de administración esto permite identificar las mejoras de optimización en la gestión y de rediseño y automatización de procesos. Para ello, es necesario conocer la institución, su misión y sentido, verificar en cada proceso cómo se cumplen los objetivos institucionales; si la estructura de la organización es la adecuada para sus fines; identificar los bienes y servicios internos y externos más estratégicos y las herramientas o plataformas tecnológicas más adecuadas. A partir de lo anterior, ProConsulting entrega propuestas de rediseño de procesos a la organización. El proyecto para la mejora de la eficiencia institucional tiene tres fases: Planificación, Diseño y Gestión del Cambio. Para la primera etapa, se sugiere abordar entre 35 y 50 subprocesos. En esta etapa se identifican los dueños de proceso y formatos de trabajo. Luego, se elabora un cronograma de trabajo con los equipos. En la segunda etapa se analizan los procesos (riesgos, controles, vinculaciones, evaluación, etc). Se implementa la base de procesos mediante la solución Bizagi (software) que permite diseñar, implementar y automatizar de manera sencilla los procesos de cualquier organización. Finalmente, en la tercera etapa se implementan las mejoras en la organización (formas de trabajar de manera más eficiente), incluyendo las que para implementarse deben ocupar herramientas tecnológicas. La idea es que una plataforma tecnológica resuelva múltiples problemas y no tener diversas herramientas tecnológicas que no se relacionan entre sí lo que hace más costosa y menos eficiente la gestión de la organización. En la segunda parte de la presentación Jorge Olivares, presenta un ejemplo de un mapa de procesos de una organización; destacando los procesos priorizados y los atributos de información en cada caso. Cada proceso tiene además un procedimiento. Para que estos procedimientos sean útiles para cada área dentro de la organización se deben definir los roles de cada uno de los que intervienen en determinado proceso. La idea es que toda la organización utilice la información de los procedimientos. La base de procesos se encuentra conectada tecnológicamente a todos los demás procesos, por tanto, se puede visualizar cómo se relacionan entre sí. En el marco de esta segunda parte de presentación, Macarena Andrade consulta si los planes de mejora en cada caso se realizan en paralelo al levantamiento de procesos o con posterioridad al trabajo de ProConsulting. Al respecto, Jorge Olivares señala que hay planes de dos tipos; si son planes de mejora operacionales se pueden dejar inmediatamente diseñados y se hace gestión del cambio con las personas que realizan el proceso. Pero si se trata de planes de mejora en el ámbito tecnológico se deja descrito y cualificado, a fin de que en una segunda etapa la organización lo implemente. Esto puede hacerlo ProConsulting mediante un desarrollo o se puede licitar. Lo anterior, considerandos costos y la modalidad de compra mediante Mercado Público. En resumen, ProConsulting realiza un levantamiento de procesos con una mirada crítica hacia los distintos actores en una organización (estratégicos y de soporte) y a partir de eso genera planes o proyectos de mejora focalizados que permitan hacer más eficiente la gestión de la organización. Del mismo modo permite automatizar el levantamiento y actualización de los procesos. Para lo anterior, se puede dejar capacitado a un equipo o unidad de la organización a fin de que pueda administrar y actualizar los procesos mediante la herramienta Bizagi. Por tanto, la información de los procesos queda dispuesta en formato digital; evitando el papel. Macarena Andrade consulta si el trabajo de levantamiento de procesos está vinculado o se hace a partir de la Norma 9001. Jorge Olivares señala que el modelo está basado en dicha Norma en la versión del año 2015. Luego, Macarena Andrade consulta si el proceso contempla la Norma 3262 y si se incluye una capacitación más profunda y licencia de Bizagi. Al respecto, Jorge Olivares señala que de momento el modelo no incluye la Norma 3262; además, indica que la versión de Bizagi presentada es gratuita. Se puede obtener el máximo provecho de esta versión; así también se evita que la organización quede amarrada al pago de una licencia de software. También señala que todo el trabajo con la organización dura aproximadamente entre 16 y 20 semanas y que en ese trayecto un equipo de la organización trabaja a la par con ProConsulting a fin de que puedan capacitarse en el trabajo mismo. La propuesta de la empresa, en el tiempo indicado, contempla levantar aproximadamente 35 procesos; por tanto, la organización debe priorizarlos. En definitiva, 35 procesos levantados con todos los productos entregables, tiene un valor aproximado de 900 UF. Jorge Olivares, señala que puede enviar la presentación comentada y la valorización del trabajo como tal. A su vez, Rodrigo Olivares señala que probablemente la Subsecretaría identifique más de 35 procesos priorizados (estratégicos y de soporte) y que, seguramente, se requeriría una segunda etapa y más recursos financieros. Finalmente, Jorge Olivares señala que siempre es fundamental hacer una primera etapa donde se pueda identificar el inventario de procesos; de tal manera de que el levantamiento sea incremental. Luego, en una segunda etapa va aumentando la cobertura de procesos identificados.